Médiation conventionnelle en entreprise

Les tensions professionnelles peuvent naître d’un désaccord ponctuel, d’une incompréhension ou de difficultés plus profondes liées à l’organisation du travail.

Lorsqu’elles ne trouvent pas d’espace de régulation, elles peuvent entraîner :
une rupture de la communication ; une perte de confiance ; une dégradation des relations professionnelles ; des difficultés de coopération ; un isolement de certains salariés ; des arrêts de travail ; une désorganisation de l’activité ; une augmentation des risques psychosociaux ; des procédures disciplinaires ou contentieuses ; une dégradation du dialogue social.

Instant-CSE intervient pour créer les conditions d’un échange structuré, sécurisé et orienté vers la recherche de solutions.

La médiation est un processus structuré au cours duquel plusieurs personnes tentent, avec l’aide d’un tiers, de parvenir à un accord destiné à résoudre leur différend. Cette définition figure à l’article 1530 du Code de procédure civile.

Le médiateur n’est ni un juge, ni un arbitre, ni un enquêteur. Il ne tranche pas le conflit et n’impose aucune solution. Sa mission consiste à :
organiser les échanges ; garantir une écoute équilibrée ; clarifier les faits, les perceptions et les désaccords ; aider les parties à identifier leurs intérêts et leurs besoins ; faire émerger les conditions d’une reprise du dialogue ; accompagner la recherche de solutions réalistes ; formaliser, si les parties le souhaitent, les engagements trouvés.

Le médiateur accomplit sa mission avec impartialité, compétence, indépendance et diligence, conformément à l’article 21-2 de la loi du 8 février 1995.

Cette offre peut être mobilisée par :
une direction d’entreprise ; un service des ressources humaines ; un salarié ; un manager ; une équipe de travail ; un CSE ou une CSSCT ; une organisation syndicale ; plusieurs parties souhaitant résoudre un différend ; une association ou un établissement sanitaire, social ou médico-social ; une collectivité ou un établissement public, sous réserve du cadre applicable.

L’accord des personnes directement concernées reste indispensable pour engager et poursuivre la médiation.

La médiation peut notamment être proposée lors :
d’un conflit entre deux salariés ; de tensions entre un salarié et son manager ; d’une rupture de confiance entre une équipe et son encadrement ; de désaccords persistants sur l’organisation du travail ; d’une dégradation de la coopération ; de conflits liés à la répartition des responsabilités ; de difficultés de communication ; d’un retour au travail après une longue absence ; d’une réorganisation ou d’une transformation ; de tensions entre élus du CSE ; de relations sociales dégradées entre la direction et les représentants du personnel ; d’une situation susceptible d’évoluer vers un contentieux.

La médiation est particulièrement pertinente lorsqu’un dialogue demeure possible, même s’il est devenu difficile.

Chaque participant doit pouvoir entrer librement dans la démarche. Il peut également y mettre fin s’il estime que les conditions d’un échange utile ne sont plus réunies.
L’impartialité

Le médiateur ne défend aucune partie. Il veille à l’équilibre de la parole et ne favorise aucune solution particulière.
L’indépendance

Le médiateur conserve son autonomie dans la conduite du processus. Il ne reçoit aucune instruction sur le résultat à obtenir.
La confidentialité

La médiation crée un espace de parole protégé. Les modalités de confidentialité, de restitution et de circulation des informations sont précisées dans une convention signée avant le début des échanges.

La confidentialité ne doit toutefois pas être présentée comme absolue : ses limites légales, notamment celles liées à l’ordre public, à la protection des personnes ou à l’existence d’un accord particulier des parties, sont expliquées lors du cadrage.
La responsabilité des parties

Les participants restent décisionnaires. Le médiateur facilite la recherche d’une solution, mais il ne l’impose pas.

Un premier échange est organisé avec le demandeur afin de comprendre :
l’origine de la demande ; les personnes concernées ; la nature du différend ; son ancienneté ; les démarches déjà entreprises ; les éventuelles procédures en cours ; les risques immédiats pour la santé ou la sécurité ; les attentes envers la médiation.

Cette analyse permet de vérifier si la médiation constitue une réponse appropriée.
2. Vérification de la médiabilité

Toutes les situations ne peuvent pas être traitées par une médiation. Avant toute intervention, nous examinons notamment :
la volonté réelle des parties de participer ; leur capacité à s’exprimer librement ; l’existence d’un déséquilibre majeur entre elles ; les procédures disciplinaires ou judiciaires engagées ; les obligations propres à l’employeur ; la présence éventuelle de faits nécessitant une mesure immédiate de protection ; la possibilité d’organiser les échanges sans exposer davantage une personne.

Lorsque les conditions ne sont pas réunies, la médiation n’est pas engagée ou peut être suspendue.
3. Entretiens individuels préparatoires

Chaque participant est reçu séparément. Cet entretien lui permet :
d’exposer sa perception de la situation ; d’identifier les faits importants ; d’exprimer ses difficultés et ses attentes ; de comprendre les règles de la médiation ; de décider librement de poursuivre ou non la démarche ; de préparer la rencontre avec l’autre partie.

Ces entretiens ne constituent ni une enquête ni une recherche de responsabilité.
4. Signature de la convention de médiation

La convention précise notamment :
l’identité des participants ; le rôle du médiateur ; le caractère volontaire de la démarche ; les règles de confidentialité ; le déroulement prévisionnel ; la répartition des coûts ; les modalités d’interruption ; les conditions d’une éventuelle restitution au commanditaire ; le traitement des données et des documents ; la destination de l’accord éventuellement conclu. 5. Rencontre de médiation

Le médiateur organise une ou plusieurs rencontres communes afin de permettre aux parties :
d’exposer leurs perceptions ; de clarifier leurs désaccords ; d’entendre les effets de la situation sur chacun ; d’identifier les besoins professionnels ; de distinguer les personnes du problème ; d’examiner les conditions concrètes de la coopération ; de rechercher différentes solutions ; d’évaluer la faisabilité des engagements envisagés.

Les échanges peuvent porter sur les relations interpersonnelles, mais également sur les déterminants organisationnels du conflit : charge de travail, répartition des missions, circuits de décision, autonomie, moyens, reconnaissance ou communication.
6. Formalisation d’un accord

Lorsque les parties parviennent à une solution, celle-ci peut être formalisée par écrit. L’accord peut notamment préciser :
les engagements réciproques ; les nouvelles modalités de communication ; la répartition des responsabilités ; les règles de coopération ; les ajustements organisationnels ; les échéances ; les modalités de suivi ; la conduite à tenir en cas de nouvelle difficulté.

Chaque partie peut solliciter son propre conseil avant de signer. Sous certaines conditions, un accord issu d’une médiation peut également faire l’objet d’une homologation afin de lui conférer force exécutoire, selon les règles prévues par le Code de procédure civile.
7. Suivi de la médiation

Un point de suivi peut être organisé quelques semaines ou quelques mois après l’accord pour :
apprécier la mise en œuvre des engagements ; identifier les difficultés persistantes ; ajuster certaines modalités ; consolider les nouvelles pratiques de dialogue ; prévenir la réapparition du conflit.

L’article L. 1152-6 du Code du travail prévoit qu’une procédure de médiation peut être demandée par une personne s’estimant victime de harcèlement moral ou par la personne mise en cause. Le choix du médiateur doit faire l’objet d’un accord entre les parties.

Cette possibilité doit néanmoins être maniée avec prudence. La médiation :
ne préjuge pas de la qualification juridique des faits ; ne remplace pas les mesures de protection nécessaires ; ne doit pas placer une personne sous pression pour qu’elle rencontre l’autre partie ; ne dispense pas l’employeur d’examiner un signalement ; ne constitue pas une reconnaissance ou une négation du harcèlement ; ne peut être engagée que si les conditions d’un consentement libre et éclairé sont réunies.

L’employeur doit prendre les mesures nécessaires pour assurer la sécurité et protéger la santé physique et mentale des travailleurs, conformément à l’article L. 4121-1 du Code du travail.

La prévention doit également intégrer l’organisation du travail, les conditions de travail et les relations sociales. Ce principe est posé par l’article L. 4121-2 du Code du travail.

La médiation peut donc contribuer à une politique de prévention, mais elle ne doit pas conduire à individualiser une difficulté principalement causée par l’organisation. Lorsque le conflit révèle des facteurs collectifs, Instant-CSE peut proposer, avec l’accord du commanditaire, une analyse complémentaire du travail et des pistes de régulation organisationnelle.

Selon le périmètre retenu, la prestation peut comprendre :
une note de cadrage ; une convention de médiation ; une charte de confidentialité ; des entretiens individuels préparatoires ; une ou plusieurs rencontres communes ; un relevé des engagements librement consentis ; un protocole d’accord ; un calendrier de suivi ; une réunion de consolidation ; une restitution limitée au commanditaire dans les conditions acceptées par les parties ; des préconisations générales de prévention, sans révélation des propos confidentiels.

La médiation peut permettre :
la reprise d’une communication directe ; une meilleure compréhension du différend ; la réduction des tensions ; la clarification des rôles et des responsabilités ; la définition de règles de coopération ; la prévention d’une rupture professionnelle ; la restauration de la confiance ; la construction d’un accord adapté ; la prévention de nouveaux conflits ; l’amélioration durable du dialogue au travail.

Aucun résultat ne peut toutefois être garanti : la réussite de la médiation dépend de l’engagement des participants et de leur liberté de parvenir ou non à un accord.

La durée et le coût de l’intervention dépendent notamment :
du nombre de participants ; de la nature et de l’ancienneté du conflit ; du nombre d’entretiens individuels ; du nombre de rencontres communes ; de l’existence de plusieurs établissements ; des déplacements nécessaires ; du niveau de formalisation attendu ; de l’organisation éventuelle d’un suivi.

Après un premier entretien de cadrage, Instant-CSE établit une proposition précisant la méthode, le calendrier, les conditions d’intervention et le coût de la mission.

Un conflit fragilise une équipe, perturbe le travail ou menace de devenir durable ? Les échanges sont rompus et les tentatives internes n’ont pas permis de trouver une issue ?

Instant-CSE vous aide à examiner la situation, à vérifier si une médiation est adaptée et à organiser un processus confidentiel, impartial et structuré.

Prenez rendez-vous pour présenter votre situation et étudier les conditions d’une intervention.