Organisation et fonctionnement des relations sociales

La qualité du dialogue social dépend autant de la volonté des acteurs que de leur capacité à s’organiser. Lorsque les règles de fonctionnement sont imprécises, les échanges peuvent se concentrer sur des difficultés de procédure au détriment des sujets de fond.

Plusieurs signes peuvent révéler la nécessité de revoir l’organisation des relations sociales :

• ordres du jour difficiles à construire ;
• documents communiqués tardivement ou insuffisamment exploités ;
• réunions longues, tendues ou peu conclusives ;
• confusion entre information, consultation et négociation ;
• répartition imprécise des rôles entre les différentes instances ;
• articulation insuffisante entre le CSE, la CSSCT et les commissions ;
• manque de coordination entre élus titulaires et suppléants ;
• absence de calendrier social partagé ;
• décisions et engagements insuffisamment suivis ;
• consultations engagées trop tardivement ;
• désaccords récurrents sur les méthodes de travail.

Instant-CSE intervient pour aider les acteurs à construire une organisation lisible, adaptée à leur entreprise et compatible avec leurs responsabilités respectives.

Cette prestation s’adresse :

• aux directions souhaitant structurer leur politique de relations sociales ;
• aux services des ressources humaines ;
• aux CSE souhaitant améliorer leur organisation collective ;
• aux organisations syndicales et représentants syndicaux ;
• aux CSE centraux et aux CSE d’établissement ;
• aux entreprises qui créent ou renouvellent leurs instances ;
• aux organisations confrontées à une réorganisation ;
• aux acteurs souhaitant restaurer un fonctionnement social devenu difficile.

La démarche peut être sollicitée par une seule partie ou être engagée conjointement par la direction et les représentants du personnel.

La mission permet notamment de :

• clarifier les fonctions et les responsabilités de chaque acteur ;
• organiser les relations entre la direction, le CSE et les organisations syndicales ;
• améliorer la préparation et le déroulement des réunions ;
• structurer les informations et consultations du CSE ;
• construire un calendrier social annuel ou pluriannuel ;
• mieux articuler consultation, négociation et concertation ;
• organiser la circulation de l’information ;
• améliorer le suivi des avis, décisions et engagements ;
• définir des méthodes de travail partagées ;
• renforcer la capacité des acteurs à anticiper les échéances ;
• prévenir les incompréhensions et les tensions liées au fonctionnement des instances.

Organisation des instances

Instant-CSE analyse l’organisation existante et accompagne la clarification des relations entre :

• le CSE et sa commission santé, sécurité et conditions de travail ;
• le CSE central et les CSE d’établissement ;
• les commissions internes du CSE ;
• les élus titulaires et suppléants ;
• le président, le secrétaire et le trésorier du CSE ;
• la direction, les ressources humaines et les managers ;
• les délégués syndicaux et les représentants du personnel.

L’objectif est de rendre les circuits de décision et d’information plus compréhensibles, sans remettre en cause les prérogatives légales de chacun.

Préparation et déroulement des réunions

L’accompagnement peut porter sur :

• la préparation concertée de l’ordre du jour ;
• la formulation des questions et des points soumis à consultation ;
• l’identification des documents nécessaires ;
• la planification des délais de préparation ;
• la conduite et la régulation des échanges ;
• la distinction entre information, consultation, réclamation et négociation ;
• la formalisation des avis ;
• le suivi des réponses et des engagements ;
• l’organisation des réunions préparatoires des élus.

L’ordre du jour du CSE est établi conjointement par le président et le secrétaire. Les consultations obligatoires y sont inscrites de plein droit par l’un ou l’autre, conformément à l’article L. 2315-29 du Code du travail.

Construction du calendrier social

Instant-CSE aide les acteurs à établir un calendrier intégrant :

• les réunions ordinaires du CSE ;
• les consultations récurrentes ;
• les consultations ponctuelles prévisibles ;
• les réunions de la CSSCT et des commissions ;
• les négociations obligatoires ;
• les échéances relatives à la santé et aux conditions de travail ;
• les projets de transformation de l’entreprise ;
• les temps de préparation et de restitution ;
• le suivi des accords et des engagements.

Ce calendrier permet de réduire les traitements dans l’urgence et de mieux répartir les sujets tout au long de l’année.

Organisation des informations-consultations

L’accompagnement vise à rendre le processus compréhensible pour l’ensemble des acteurs :

1. définition du projet et de son calendrier ;
2. identification des instances concernées ;
3. préparation des informations utiles ;
4. transmission et présentation des documents ;
5. recueil des questions et observations ;
6. mise en discussion du projet ;
7. formulation de l’avis du CSE ;
8. réponse motivée de la direction ;
9. suivi de la décision et de ses effets.

Dans les entreprises d’au moins 50 salariés, le CSE assure l’expression collective des salariés et permet la prise en compte de leurs intérêts dans les décisions relatives, notamment, à la gestion, à l’organisation du travail, à la formation professionnelle et aux techniques de production. Il doit être informé et consulté sur les questions intéressant l’organisation, la gestion et la marche générale de l’entreprise, selon l’article L. 2312-8 du Code du travail.

Le Code du travail prévoit également des consultations et informations récurrentes ainsi que des consultations ponctuelles. Leur organisation doit être adaptée à la configuration de l’entreprise et aux accords collectifs applicables.

Articulation avec la négociation collective

La consultation du CSE et la négociation avec les organisations syndicales répondent à des finalités différentes. L’accompagnement permet de clarifier :

• les acteurs compétents ;
• les sujets relevant de chaque processus ;
• les calendriers respectifs ;
• les informations nécessaires ;
• les modalités de préparation ;
• le suivi des engagements ou des accords.

Dans les entreprises où sont constituées une ou plusieurs sections syndicales représentatives, l’employeur engage au moins une fois tous les quatre ans les négociations portant notamment sur la rémunération, le temps de travail, le partage de la valeur ajoutée, l’égalité professionnelle et la QVCT, sous réserve des règles conventionnelles de périodicité applicables. Ce cadre est défini par l’article L. 2242-1 du Code du travail.

1. Cadrage de la demande

Un premier échange permet de préciser :

• le contexte de l’organisation ;
• les instances concernées ;
• les difficultés rencontrées ;
• les attentes des acteurs ;
• les échéances prioritaires ;
• le périmètre et les objectifs de la mission.

2. Analyse du fonctionnement existant

Selon les besoins, l’analyse peut porter sur :

• les accords relatifs au dialogue social ;
• le règlement intérieur du CSE ;
• les calendriers et procédures internes ;
• les ordres du jour et procès-verbaux ;
• les documents d’information-consultation ;
• l’organisation des commissions ;
• les outils de suivi ;
• les pratiques de communication ;
• la répartition des rôles entre les acteurs.

Cette analyse organisationnelle ne constitue pas un audit juridique exhaustif, sauf prestation distincte expressément définie et réalisée dans le cadre légal applicable.

3. Entretiens avec les acteurs

Des entretiens individuels ou collectifs peuvent être réalisés avec :

• la direction ;
• le service des ressources humaines ;
• le président et le secrétaire du CSE ;
• les élus titulaires et suppléants ;
• les membres de la CSSCT ;
• les délégués syndicaux ;
• les managers et acteurs de la prévention.

Ces échanges permettent de comprendre les pratiques réelles, les attentes et les difficultés rencontrées par chaque partie.

4. Construction des outils

Instant-CSE élabore avec les acteurs des méthodes et des supports adaptés à leur organisation. Des ateliers peuvent être organisés pour mettre les propositions en discussion et favoriser leur appropriation.

5. Restitution et accompagnement au déploiement

Une restitution présente :

• les constats ;
• les points d’appui ;
• les difficultés de fonctionnement ;
• les priorités d’amélioration ;
• les propositions organisationnelles ;
• les conditions de leur mise en œuvre.

Un accompagnement complémentaire peut être proposé afin d’expérimenter les nouvelles pratiques et de procéder aux ajustements nécessaires.

Selon le périmètre retenu, la mission peut comprendre :

• une cartographie des acteurs et des instances ;
• un calendrier social annuel ou pluriannuel ;
• une matrice des rôles et responsabilités ;
• une procédure de préparation des réunions ;
• une trame d’ordre du jour ;
• un tableau de suivi des questions, avis et engagements ;
• une cartographie des consultations et négociations ;
• une méthode d’articulation entre CSE, CSSCT et commissions ;
• une trame de réunion préparatoire ;
• un guide interne du dialogue social ;
• une feuille de route hiérarchisée ;
• un support de restitution destiné aux parties prenantes.

Les documents sont personnalisés selon la taille, l’activité, les accords et l’organisation de l’entreprise.

Instant-CSE fonde son accompagnement sur :

• l’écoute de l’ensemble des parties prenantes ;
• le respect des prérogatives de chaque acteur ;
• la confidentialité des échanges ;
• une analyse factuelle du fonctionnement ;
• l’absence de recherche de responsabilité individuelle ;
• la recherche de méthodes adaptées au travail réel ;
• la construction de solutions avec les acteurs ;
• la possibilité d’évaluer et d’ajuster les pratiques retenues.

Instant-CSE ne se substitue ni à la direction, ni aux représentants du personnel, ni aux organisations syndicales. Lorsqu’une situation nécessite une consultation juridique personnalisée, la rédaction définitive d’un accord ou la validation d’un acte juridique, le recours à un avocat est recommandé.

À l’issue de l’accompagnement, l’organisation dispose :

• d’un fonctionnement social plus lisible ;
• de responsabilités mieux identifiées ;
• d’échéances anticipées ;
• de réunions mieux préparées ;
• d’une information mieux organisée ;
• d’outils communs de préparation et de suivi ;
• d’une articulation plus claire entre les instances ;
• d’une meilleure traçabilité des avis et des engagements ;
• de conditions plus favorables à un dialogue social constructif.

La durée et le coût de l’intervention dépendent notamment :

• de la taille de l’entreprise ;
• du nombre d’établissements et d’instances ;
• du nombre d’acteurs à rencontrer ;
• des documents et pratiques à analyser ;
• des outils à concevoir ;
• du niveau d’accompagnement souhaité ;
• des modalités d’intervention.

La mission peut être réalisée en présentiel, à distance ou sous un format mixte. Elle fait l’objet d’un cadrage préalable et d’un chiffrage personnalisé.

Vos réunions manquent de préparation ou de suivi ? Les responsabilités sont insuffisamment définies ? Votre organisation doit anticiper ses prochaines consultations ou négociations ?

Instant-CSE vous accompagne pour construire un fonctionnement adapté à votre entreprise et aux besoins de ses acteurs.

Prenez rendez-vous pour présenter votre situation ou demandez un chiffrage personnalisé.