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Demander une réunion extraordinaire, comment faire ?

Rédigé le Lundi 26 Septembre 2011 à 10:57 | Lu 17257 fois | 0 commentaire(s)

Les réunions du CE ont lieu tous les mois ou tous les deux mois selon l’effectif de l’entreprise. Mais le comité peut aussi demander à la majorité des membres élus du comité, une réunion supplémentaire par mois, à l’employeur. On parle alors de réunions « extraordinaires ».
Nous allons voir ci-après la réglementation en vigueur ainsi que la procédure de demande de réunion extraordinaire du comité d'entreprise.
Au bas de ce dossier vous trouverez également un modèle de lettre à télécharger.


Demander une réunion extraordinaire, comment faire ?
Les conditions que doit respecter le CE
 
Le Code du travail en la matière est très bref. Il nous dit simplement que « Le comité peut, en outre, tenir une seconde réunion à la demande de la majorité de ses membres » (l’article L 2325-14 du code du travail).
Revenons sur ces quelques précisions apportées par le code du travail.
 
Respecter la fréquence
 
D’abord, la loi parlant de « seconde réunion », on en déduit que les membres du CE ne peuvent faire cette demande que dans la limite d’une seule réunion supplémentaire par mois ou par période de deux mois, selon la périodicité des réunions ordinaires du comité. Il faut en effet rappeler que les réunions ont lieu tous les mois dans les entreprises de 150 salariés et plus ou dans celles qui ont opté pour la délégation unique du personnel, ou tous les deux mois dans celles de moins de 150 salariés.
Il ne faut donc pas que le nombre de réunion extraordinaire excède ce rythme mensuel ou bimestriel, pour éviter que les membres du CE passent leur vie en réunion et/ou abusent de ce droit.
 
Respecter la condition de majorité
 
La demande doit être présentée par « la majorité de ses membres » mais cette formulation peut prêter à confusion puisqu’elle ne précise pas quel type de majorité est visé ?
Il faut se reporter au règlement intérieur du comité qui peut avoir fixé des règles sur ce point ; à défaut de précisions, c’est à notre avis la majorité des membres titulaires du CE qui joue.
En pratique, la demande s’impose souvent d’elle-même : les membres du comité demandent tous collectivement qu’une réunion s’organise et la sollicite dans la foulée. Ce n’est finalement que si aucun consensus ne se dégage parmi tous les membres du comité qu’un vote a généralement lieu. Dans ce cas-là, alors, seuls les titulaires pourront s’exprimer puisque ce sont les seuls qui peuvent voter.

Attention :

S’il y a un vote, l’employeur ne peut pas y participer, car dans ce cas, les membres du CE votent dans le but de lui présenter une demande. Or, celui-ci ne peut pas être juge et partie !
 
Le secrétaire refuse de faire la demande :
 
Si le secrétaire ne donne pas suite à une demande, que faire ? Le (ou les) demandeur (s) peut réunir une majorité de membres titulaires et solliciter directement par écrit, de l’employeur, la tenue d’une réunion exceptionnelle. L’employeur devra alors s’exécuter. Il faut savoir que l’attitude d’un secrétaire qui refuserait d’exécuter une décision majoritaire des membres élus du comité constitue un délit d’entrave.

Présenter la demande
 
Aucune condition de forme ne s’impose aux membres du CE pour demander une réunion extraordinaire. Elle peut prendre la forme d’une lettre simple, présentée généralement par le secrétaire du comité et revêtue de la signature des demandeurs. Elle peut encore être exprimée verbalement si elle est faite en cours de réunion ou après un vote.
 
Notre point de vue
 
Il vaut mieux la faire par écrit, tout simplement pour des questions de preuve de la demande du CE et des points à traiter puisque la loi précise que « figurent obligatoirement à l’ordre du jour de la séance les questions jointes à la demande de convocation » (article L 2325-17 du code du travail).
De plus la demande par écrit, valide la demande à la majorité des élus titulaires puisqu’ils signent tous la demande de réunion extraordinaire.
 
Ordre du jour des réunions supplémentaires
 
Lorsqu’une réunion supplémentaire est demandée par la majorité des membres du comité, les questions jointes à la demande de convocation doivent effectivement figurer à l’ordre du jour (c. trav. art. L. 2325-17). Il s’agit d’une exception à la règle de l’élaboration conjointe par le président et le secrétaire.
 
Délai de communication des ordres du jour
 
L’ordre du jour doit être communiqué aux membres du comité au moins 3 jours avant la réunion (c. trav. art. L. 2325-16).
 
Convocation des membres du comité :
 
En l’absence de délai légal, il est conseillé de remettre la convocation en même temps que l’ordre du jour. Toutefois, elle suppose le respect du délai de 3 jours.
 
Notre point de vue
 
Quand il reçoit la demande de la majorité du CE, en l’absence de délai légal de convocation des réunions extraordinaires, mais qu’il à connaissance de l’ordre du jour cela laisse supposer le respect du délai de jours,  l’employeur doit donc :
  • convoquer dans les trois jours, les membres du comité en leur joignant la liste des questions qui seront abordées (celles qui figuraient dans la demande) ;
  • venir à la réunion et la présider.
 
Procès verbal 
 
La réunion extraordinaire fera l'objet d'un procès-verbal exclusivement consacré à celle-ci, puisque la réunion a un ordre du jour indépendant de la réunion mensuel et que chaque réunion du comité d'entreprise doit faire l'objet d'un procès-verbal.
Code du travail article R 2325-3 : « Les délibérations du CE sont consignées dans des procès-verbaux établis par le secrétaire du comité d’entreprise (ou d’établissement) et communiquées à l’employeur et aux membres du comité ».

Téléchargez notre modèle de lettre de demande de réunion extraordinaire du comité ci-dessous.





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