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Frais liés au télétravail, au travail à domicile et aux outils issus des nouvelles technologies

Pour les élus du CSE et les délégués syndicaux, l'heure est désormais à la négociation.



Frais engagés par le salarié en situation de télétravail

Frais liés au télétravail, au travail à domicile et aux outils issus des nouvelles technologies
Frais liés au télétravail, au travail à domicile et aux outils issus des nouvelles technologies
Le télétravail désigne toute forme d’organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l’employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux, de façon régulière et volontaire en utilisant les technologies de l’information et de la communication dans le cadre d’un contrat de travail ou d’un avenant à celui-ci.
Les frais engagés par le salarié en situation de télétravail sont considérés comme des charges de caractère spécial inhérentes à la fonction ou à l’emploi, sous réserve que les remboursements effectués par l’employeur soient justifiés par la réalité des dépenses professionnelles supportées par le salarié.

Textes de référence : Article L.1222-9 du code du travail  et article 6 de l’arrêté du 20 décembre 2002

L’employeur a l’obligation de prendre en charge tous les coûts découlant directement de l’exercice du télétravail, notamment le coût des matériels, logiciels, abonnements, communications et outils, ainsi que de la maintenance de ceux-ci.

Texte de référence : Article L.1222-10 du code du travail
Trois catégories de frais peuvent être identifiées et exclues de l’assiette des cotisations :

  • Les frais fixes et variables liés à la mise à disposition d’un local privé pour un usage professionnel ;
  • Les frais liés à l’adaptation d’un local spécifique ;
  • Les frais de matériel informatique, de connexion et fournitures diverses.
D’autres frais professionnels peuvent être admis, à charge pour l’employeur de démontrer qu’il s’agit de frais professionnels liés au télétravail.
 

Le tableau ci-après détaille les modalités d’évaluation des frais considérés comme des frais professionnels exclus de l’assiette des cotisations.

NATURE DES FRAIS

EVALUATION DES FRAIS

Les frais fixes :

  • Montant du loyer ou, à défaut de loyer, valeur locative brute au prorata de la superficie affectée à l’usage professionnel,
  • Taxe d’habitation,
  • Taxe foncière sur les propriétés bâties,
  • Taxes régionales, départementales ou communales comme la taxe d’enlèvement d’ordures ménagères,
  • Charges de copropriété,
  • Assurance multi-risques habitation.

Valeur réelle :

Quote-part des frais fixes réellement supportés au titre du local affecté à un usage professionnel (au prorata de la superficie totale de l’habitation principale).

A titre d’exemple :

Appartement de 70 m².

Surface du local affecté à l’usage professionnel : 10 m².

Le loyer s’élève à 350 euros par mois et la prime d’assurance à 15 euros par mois.

Le montant des frais déductibles s’élève donc à 365 x 10/70 = 52 euros.

Les frais variables :

  • Chauffage et/ou climatisation,
  • Electricité.

Valeur réelle :

Quote-part des frais variables réellement supportés au titre du local affecté à un usage professionnel.

Dépenses d’acquisition du mobilier :

  • Bureau ergonomique,
  • Fauteuil ergonomique,
  • Etagères, meubles de rangement,
  • Lampe de bureau.

Prêt de mobilier :

  • Absence de dépenses supplémentaires du salarié : pas de remboursement de frais possible ;
  • Avantage en nature à évaluer sur une base réelle (valeur résiduelle = valeur nette comptable) s’il y a abandon définitif du mobilier au travailleur salarié ou assimilé.

Achat du mobilier par le salarié pour le compte de l’entreprise, le salarié en restant toutefois propriétaire :

Remboursement des frais exclu de l’assiette dans la limite de 50 % de la dépense réelle sur justificatifs.

Modalités de déduction :

Annuités d’amortissement du mobilier (pratique comptable et fiscale).

Pour le petit mobilier non amortissable : valeur réelle de l’année d’acquisition.

Frais liés à l’adaptation du local :

  • Frais de diagnostic de conformité électrique,
  • Installations de prises (téléphoniques, électriques, etc.),
  • Modifications liées à la mise en conformité avec la législation du travail.

Valeur réelle :

L’exclusion de l’assiette des cotisations de ces frais est admise sur présentation de la facture (travaux d'aménagement).

Matériels informatiques et périphériques :

  • Ordinateur,
  • Imprimante,
  • Modem.

Prêt de matériel :

  • Absence de dépenses supplémentaires du travailleur salarié : pas de remboursement de frais possible ;
  • Avantage en nature à évaluer sur une base réelle (valeur résiduelle = valeur nette comptable) s’il y a don définitif du mobilier au travailleur salarié ou assimilé.

Achat de matériel par le salarié pour le compte de l’entreprise, le salarié en restant toutefois propriétaire :

Remboursement des frais et exclusion de l’assiette dans la limite de 50 % de la dépense réelle sur justificatifs.

Modalités de déduction :

Annuités d’amortissement du matériel (pratique comptable et fiscale).

Pour le petit matériel non amortissable : valeur réelle de l’année d’acquisition.

Consommables :

  • Ramettes de papier,
  • Cartouches d’encre,
  • Etc…

 

Valeur réelle :

L’exclusion de l’assiette des cotisations de ces frais est admise sur présentation de la facture

Frais de connexion au réseau téléphonique, frais d’abonnement (téléphonique, Internet...)

 

Valeur réelle :

L’exclusion de l’assiette des cotisations de ces frais est admise sur présentation de la facture


Au regard des dispositions de l’article 4 de l’accord national interprofessionnel du 19 juillet 2005 sur le télétravail, lorsque les travailleurs bénéficient des titres restaurants, il peut en être de même pour les télétravailleurs à domicile, nomades ou en bureau satellite. Ces titres restaurants bénéficient des mêmes exonérations, sous les mêmes conditions, que pour les autres travailleurs.

Alternativement au remboursement des frais professionnels exposés du fait du télétravail sur la base de leur valeur réelle, il est par ailleurs admis que le versement d’une allocation forfaitaire, dont le montant varie en fonction du nombre de jours télétravaillés, est réputée utilisée conformément à son objet et exonérée de cotisations et contributions sociales dans la limite de 10 euros par mois pour une journée de télétravail par semaine. Ainsi, un travailleur qui réalise 2 jours de télétravail toutes les semaines peut bénéficier d’une indemnité de 20 euros par mois destinée à couvrir les frais, sans justificatif. Le montant de l’indemnité est limité à 50 euros.

En cas d’allocation fixée par jour, cette allocation forfaitaire de télétravail est réputée utilisée conformément à son objet et exonérée de cotisations et contributions sociales dès lors que son montant journalier n’excède pas 2,50 euros, dans la limite de 55 euros par mois.

En cas de remboursement dépassant ces limites, l’exonération de cotisations et contributions sociales ne pourra être admise que sur la base des justificatifs produits à l'occasion des contrôles.


Négocier un accord télétravail

 

Depuis 2005, le télétravail est une pratique sociale encadrée qui permet de négocier un accord sur le télétravail en entreprise. Le 19 juillet 2005, les partenaires sociaux paraphaient un accord national interprofessionnel (ANI) relatif à ce mode d’organisation du travail dont l’esprit a été repris dans la loi de 2012. Ce texte déclinait en fait – avec un certain retard côté français – les dispositions d’un accord-cadre européen de juillet 2002.

Avantage pour tous les négociateurs dans les entreprises : ils disposent depuis cet ANI d’une feuille de route relativement claire et peuvent s’appuyer sur de grands principes logiquement partagés par les syndicats et les employeurs.

La philosophie et les principes de cet accord interprofessionnel se retrouvent dans les lois de 2012 (secteur privé et secteur public) sur le télétravail et dans les ordonnances Macron de 2017 qui ont simplifié le processus : possibilité de publier une charte de l’entreprise plutôt qu’un accord collectif, fin de l’obligation d’indemnisation du télétravailleur, plus d’obligation d’un avenant au contrat de travail…).

Le 27 avril 2021, nous organisons une formation sur cette thématique. Cette formation aura lieu en présentiel sur Lyon. Mais elle est également accessible en distanciel pour les personnes qui ne souhaitent ou ne peuvent faire le déplacement. Pour vous inscrire, il vous suffit de nous demander par courriel un devis personnalisé. 

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Jeudi 18 Mars 2021 - 05:47
Antonio FERNANDES

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27/08/2014






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