La représentation du comité social et économique au conseil d’administration

Dans les sociétés, deux membres de la délégation du personnel du comité social et économique et appartenant l'un à la catégorie des cadres techniciens et agents de maîtrise, l'autre à la catégorie des employés et ouvriers, assistent avec voix consultative à toutes les séances du conseil d'administration ou du conseil de surveillance, selon le cas (article l 2312-72 du code du travail).

Les membres de la délégation du personnel au conseil d'administration ou au conseil de surveillance ont droit aux mêmes documents que ceux adressés ou remis aux membres de ces instances à l'occasion de leurs réunions.

Ils peuvent soumettre les vœux du comité social et économique au conseil d'administration ou au conseil de surveillance, lequel donne un avis motivé sur ces vœux. (article l 2312-73 du code du travail).

La réunion des administrateurs au sein d’un conseil requiert leur réception préalable d’une convocation officielle. Initiée par le président du conseil d’administration, celle-ci doit être transmise par voie postale, électronique (e-mail) ou verbale et doit comporter plusieurs mentions : l’ordre du jour doit y être indiqué, ainsi que les modalités pratiques (lieu de la réunion, date et heure).
Il faut savoir qu’un conseil d’administration peut se réunir autant de fois que nécessité par l’institution concernée ; cependant, une réunion annuelle est obligatoire. Elle permet à cette occasion l’examen des comptes ainsi que leur approbation via l’assemblée générale annuelle ordinaire en compagnie des actionnaires.

Le droit des administrateurs à l’information qui leur est nécessaire pour accomplir leur mission est affirmé de façon nette par la loi : « le Président ou le directeur général de la société est tenu de communiquer à chaque administrateur tous les documents et informations nécessaires à l’accomplissement de sa mission » (article L 225-35 du code du commerce).

Le Président du Conseil d’administration a bien une responsabilité clairement identifiée dans ce domaine, mais cela ne saurait dispenser les administrateurs ou membres du Conseil de surveillance de veiller eux mêmes à ce que l’information nécessaire soit mise à leur disposition.

Aussi complète et utile soit-elle, la documentation fournie à l’occasion d’une séance du Conseil porte essentiellement sur les points de l’ordre du jour. Elle ne permet pas de compenser l’asymétrie d’information entre la direction générale et l’administrateur, conséquence inévitable de sa position extérieure à l’entreprise et du caractère périodique des séances du conseil. Face à l’étendue des sujets relevant du Conseil et au temps limité dont l’administrateur dispose, il est crucial d’aller à l’essentiel. L’administrateur doit répondre premièrement à la question suivante : Quels sont les domaines incontournables sur lesquels je dois être au point très rapidement ?